MANAJEMEN FILE

MANAJEMEN FILE

Apabila anda membuat suatu dokumen menggunakan aplikasi tertentu, dokumen itu disebut file. Agar dapat digunakan secara optimal, file tersebut harus diatur. Fasilitas pengaturan terdapat di windows explorer. Contoh fasilitas pengaturan, yaitu pembuatan folder dan penggantian nama file. Berikut adalah hal-hal yang harus anda ketahui dalam mengatur file ( manajemen file).

Manajemen file dalam sistem operasi keluaran Microsoft Windows dapat dilakukan dengan memanfaatkan fungsi dan fasilitas yang ada pada program aplikasi file manager Windows Explorer (lihat gambar 3.11). Aplikasi tersebut berfungsi untuk mengelola file dan folder, seperti menyalin file menjadi dua atau lebih salinan, menghapus atau memindahkan file atau folder ke tempat lain, seperti ke dalam disket atau folder lainnya.

Penggunaan menu dan operasi-operasi file pada Windows Explorer dan Konqueror ini relatif mudah digunakan dan sederhana. Umumnya, Windows Explorer dieksekusi lewat: Start Menu | Program | Accessories | Windows Explorer. Atau cara cepatnya dengan klik kanan pada Start Menu, kemudian pilih Explorer. Sedangkan untuk mengelola file dengan Konqueror, jika kita mengklik suatu direktori/folder, akan muncul dengan sendirinya, misal: direktori �Home�, klik menu utama | Home.

1.1.Menu.

Menu adalah sekelompok perintah yang digunakan pada saat penggunaan suatu aplikasi.  Menu berisi kumpulan fungsi yang ada pada tampilan graphical user interface (GUI). Dengan menu akan memudahkan melakukan operasi pada objek file maupun folder. Contoh menu yang ada pada Windows Explorer yaitu: File, Edit, View, Go, Favorites, Tool, Help. Sedangkan pada Konqueror: Location, Edit, View, Go, Bookmark, Tools, Settings, Windows, Help. Apabila salah satu menu tersebut di-klik, akan keluar (pull-down) item-item menu lainnya yang menunjukkan fungsi lebih spesifik, seperti pada menu Edit, terdapat menu item: undo, cut, copy, paste, select All, dan lainnya. Sebenarnya, menu-menu yang mempermudah dalam pengelolaan ataupun perubahan file tidak hanya terdapat pada File Manager saja, Aplikasi seperti Internet Explorer, Microsoft Word serta aplikasi office lainnya banyak memanfaatkan kemudahan menu tersebut.

Terdapat  3 macam menu, yaitu :

a.       Menu cascading/hierarchical.

Pada menu cascading/hierarchical, menu primr dan menu sekunder muncul secara berdampingan.

b.      Menu pop-up.

Menu pop-up muncul apabila anda mengklik tombol kanan mouse di area layar komputer anda.

c.       Menu pull-down.

Menu pull-down merupakan menu yang muncul dari atas ke bawah.

1.2.Folder.

Folder ialah tempat disimpannya satu atau lebih file komputer. Dalam bahasa Inggris, folder artinya map, file sebagai berkas yang ada dalam map tersebut. Dengan adanya folder dengan diberi nama tertentu yang berisi sekumpulan file diharapkan pengelolaan penyimpanan data komputer dapat lebih teratur, rapi, tidak berceceran, dan mudah dicari.

Anda dapat membuat folder pada Windows Explorer. Caranya, dengan memilih menu File>New>folder.

File ialah elemen data pada penyimpanan sistem file. Dalam konteks sistem komputer, file merupakan sebuah arsip / catatan / berkas yang disimpan dalam format digital. Karakteristik file antara lain:

Ø  Disimpan dalam bentuk besaran bytes (besaran pada penyimpanan data digital.

Ø  Memiliki kapasitas terbatas.

Ø  Disimpan dalam sistem penyimpanan yang tidak mudah hilang (permanen), tidak ikut hilang saat komputer dimatikan.

Ø  Tersimpan dalam sebuah direktori (ruang/space pada sistem penyimpanan komputer).

Ø  Memiliki nama. Nama file tersebut dapat dilibatkan saat melakukan operasi file, seperti perintah operasi delete file pada DOS prompt> c:\delete test.txt. Dalam hal ini, test.txt merupakan nama file.

1.3.Drag and Drop.

Drag and Drop, ialah memindahkan file/folder pada layar monitor dengan memilih file/folder tersebut kemudian menekan terus tombol mouse selama mouse tersebut digerakkan sampai pada posisi file/folder tersebut akan disimpan. Contoh, saat memindahkan ikon dari satu posisi ke posisi lain pada desktop; dan memindahkan file ke folder lain pada Windows Explorer.

Tombol mouse yang ditekan terus tersebut bisa tombol kiri maupun kanan. Bedanya, jika tombol kanan yang ditekan, saat melepas tombol tersebut akan muncul pilihan apakah file/folder tersebut akan dikopi, dipindah, buat shortcut baru, atau cancel untuk membatalkan proses. Sedang jika tombol kiri hanya memindahkan atau mengkopi file/folder dari posisi (path) lama ke posisi baru.

Berikut ini contoh copy file dengan cara drag and drop:

Ø  Klik file yang akan di copy.

Ø  Kemudian tahan klik tersebut dengan mouse klik kiri.

Ø  Sambil menahan klik tersebut, arahkan kursor mouse ke tempat tujuan untuk mengcopy dan lepaskan klik tersebut di tempat tujuan copy.

Ø  Hati-hati dalam mengcopy dengan cara ini, sebab jika menarik langsung dalam satu kolom maka file tersebut akan pindah dan bukan copy.

1.4.Tipe File.

Tipe data file pada komputer dapat berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan peruntukannya. Tipe data file tersebut antara lain berupa file image (gambar), audio/audio-video (suara dan gambar hidup/film), text, file program, dan sebagainya.

Dalam penulisan nama file, perbedaan tipe data tersebut dibedakan pada penamaan ekstensi dari nama file yang bersangkutan. Dengan adanya ekstensi, sebuah file dibaca oleh OS (misal Windows) serta diasosiasikan dengan program yang sesuai. Ekstensi sebuah file ditunjukkan dengan 3 digit abjad atau angka dibelakang nama file yang dipisahkan dengan sebuah tanda titik. Sebuah ekstensi file diberikan berdasarkan jenis file yang bersangkutan. Misalnya untuk file program, ekstensinya adalah .exe, ekstensi file ini merupakan singkatan dari jenis file yang bersangkutan, yaitu EXEcutable. Contoh lainnya, nama file: intro.mp3, merupakan file dengan nama intro dan ektensi .mp3, merupakan file audio dengan format mp3; bab3.doc merupakan file dengan nama bab3 dan ekstensi .doc, ekstensi yang merupakan singkatan dari DOCument.

Program aplikasi yang diinstalasi pada suatu OS, baik Windows, Linux ataupun OS lainnya, akan membaca dan mengolah file yang memiliki ekstensi tertentu yang dikenalinya. File dengan ekstensi .doc dapat dibaca oleh program aplikasi Ms. Word, file dengan ekstensi .mp3 dapat dibaca oleh aplikasi mp3 player seperti winAmp. Dan sebaliknya pula, file .mp3 tidak dapat dibaca (sulit dikenali) oleh Ms. Word, begitu pula file .doc tidak dapat dibaca oleh winAmp.

Berikut contoh-contoh tipe ( extension file ), yaitu :

Extension	Jenis	Aplikasi yang digunakan
Bat	Teks	Microsoft Word, Notepad, WordPad, Edit ( pada DOS prompt
bmp	Image ( gambar )	Berbagai image editor, seperti Photoshop, PhotoPaint, Paint, CorelDRAW
doc	Document Microsoft Word	Microsoft Word, Open Office Writer.
Exe	Aplikasi	Merupakan file aplikasi yang dapat berdiri sendiri.
html, shtml	Internet Document	Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, Mozilla firefox, opera.
gif	Image, animasi	Berbagai image editor, sedangkan untuk membuat animasinya digunakan Ulead GIF Animator, GIF Construction Set.
Ico	File icon	Microangelo
jpg/jpeg	Image	Berbagai image editor, seperti Photoshop, PhotoPaint, Paint, CorelDRAW
mp3, wav	Audio	WinAmp, Jet audio, Windows Media Player.
Txt	Teks	Berbagai teks editor, seperti notepad, WordPad
Zip	File kompresi	WinZip, WinRar, 7Zip

1.5.Mengoperasikan File

1.      Mengganti nama file.

Untuk mengganti nama file pada Windows Explorer, klik file yang akan diubah namanya, kemudia pilih menu File > Rename. Selanjutnya ketik nama file baru.

2.      Membuka file.

Untuk membuka file, dapat dilakukan dengan cara mengklik dua kali file tersebut di Windows Explorer.

3.      Mengcopy file.

Mengcopy file dapat dilakukan dengan cara :

Ø  drag and drop (telah dibahas sebelumnya).

Ø  klik kanan pada file yang akan dicopy, kemudian pilih copy. Setelah itu klik kanan pada folder tempat akan disimpannya file tersebut kemudian pilih paste.

Ø  Klik file yang akan di copy | Klik menu edit | Pindahkan kursor ke folder yang dituju | kemudian klik edit menu |pilih paste.

Ø  Klik file yang akan di copy | klik tombol copy pada toolbar di atas | Pindahkan kursor ke folder yang dituju | klik tombol paste pada toolbar.

Pada prinsipnya, copy file dari harddisk ke disket atau sebaliknya sama saja dengan copy file ke CD. Namun untuk copy file ke CD terdapat sedikit perbedaan yaitu terdapat satu tambahan proses yang biasa disebut burn atau write CD. Adapun tahapan copy data ke CD, antara lain:

Ø  Buka program aplikasi burning CD, seperti Nero, atau untuk Windows XP dapat dilakukan langsung di Windows Explorer.

Ø  Copy data ke drive CD yang telah tersedia.

Ø  Burn CD, dengan cara memilih pada menu yang ada pada Aplikasi burning CD (misal Nero) atau pilih �write file to CD� bila melakukan copy data pada Windows Explorer XP.

Proses pengcopyan file dengan menggunakan sistem operasi DOS maupun Windows. Berikut cara pengcopyan file pada setiap sistem operasi tersebut :

v  Menggunakan DOS.

Jika anda mengcopy file dengan menggunakan sistem operasi Microsoft DOS, ketiklah masukan berikut C:\> copy C:\dataku\heri.doc A:\. Masukan tersebut artinya menyalin file heri.doc dari direktori dataku yang berada di drive C ke disket yang berada di drive A.

v  Menggunakan Windows Explorer.

Klik file atau folder yang akan disalin. Pilih menu Edit > Copy. Selanjutnya, pindah ke direktori tujuan dan klik Edit > Paste.

4.      Menghapus file.

Menghapus file atau folder, dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut:

Ø  Pilih folder/file yang akan dihapus, kemudian tekan tombol delete pada keyboard, tekan �yes� jika ada konfirmasi untuk penghapusan file.

Ø  Pilih folder/file yang akan dihapus, kemudian klik delete pada toolbar (tombol di atas), jika ada konfirmasi maka tekan �yes�.

Ø  Pilih folder yang akan di hapus, kemudian pilih menu file dan pilih delete, jika ada konfirmasi maka klik �yes�.

Ø  Pilih folder/file yang akan dihapus, kemudian klik kanan, pilih delete, jika ada konfirmasi maka klik �yes�.

5.      Mengembalikan file yang terhapus.

Untuk mengembalikan file yang terhapus atau tidak sengaja terhapus, dapat dilakukan dengan cara menggunakan fasilitas �recycle bin�. Fasilitas ini untuk menampung sementara file-file yang belum lama terhapus, namun tidak semua file yang terhapus dapat dikembalikan seperti semula. Jika kapasitas disk penuh atau file tersebut telah benar-benar terhapus maka file tersebut tidak dapat dikembalikan seperti semula

Adapun caranya adalah sebagai berikut

Ø  Tutup semua aplikasi yang sedang berjalan.

Ø  Double Klik �recycle bin� pada icon-icon yang berada di desktop.

Ø  Cari file yang telah terhapus dan yang akan dikembalikan.

Ø  Klik kanan pada nama file atau folder tersebut, kemudian klik restore, maka file yang terhapus tadi telah kembali ke tempat semula.

1.6.Memformat Hard Disk atau Flash Disk.

Memformat hard disk atau flash disk adalah membuat tempat penyimpanan data baru dengan menghapus seluruh data lama. Dengan memformat hard disk atau flash disk, seluruh data yang ada pada disket akan hilang. Untuk memformat hard disk, klik drive yang akan di format. Pada Windows Explorer, kemudian klik kanan drives tersebut pilih format. Contoh : melakukan format pada drive a: yaitu floppy disk. Adapun tahapan yang dapat dilakukan ialah:

Ø  Masukkan disket tersebut ke dalam Floppy Disk.

Ø  Klik mouse pointer pada drive A:\

Ø  Klik kanan pada mouse kemudian akan muncul menu dan klik Format

Ø  Pilih format type full untuk diisk baru, atau quick untuk menghapus saja.

Ø  Masukkan label dengan nama sesuai kehendak

Ø  Klik start dan tunggu beberapa saat sampai proses format selesai

Ø  Kemudian Klik OK dan disket telah siap digunakan untuk diisi dengan data baru sesuai kehendak

Klik Quick Format  pada kotak dialog tersebut agar proses format dapat dilakukan dengan cepat. Klik Start untuk melaksanakan proses format. Setelah selesai, klik Close untuk menutup kotak dialog.